Comment préparer un POC d’assistant documentaire IA ?
ARQEDO · Publié le
Un POC d’assistant documentaire IA est un prototype limité qui permet de tester la recherche d’information et les réponses sourcées sur vos documents. Pour qu’il aide à décider, préparez un cas d’usage, un corpus autorisé et des questions dont vous pouvez vérifier la réponse.
Dans une PME, le point de départ peut être une équipe qui cherche régulièrement dans des notices, procédures ou dossiers techniques. L’objectif du POC est de déterminer si une solution apporte une aide fiable sur ce travail précis et quelles conditions seraient nécessaires pour un pilote.
1. Choisir un problème documentaire précis
Décrivez une situation de travail : qui cherche, quelle information lui manque, où elle se trouve et ce qui se passe lorsque la recherche échoue. « Retrouver la procédure applicable à une version de matériel » est plus utile au cadrage que « mettre de l’IA dans notre documentation ».
Quelle équipe utilise cette information ?
Quelle décision ou action dépend de la réponse ?
Combien de temps prend la recherche aujourd’hui ?
Qui peut confirmer qu’une réponse est correcte ?
2. Préparer un corpus autorisé et ses versions
Le périmètre de référence ARQEDO repose sur environ 100 à 200 documents exportés depuis une source et validés avec un référent métier. Ce volume sert à délimiter l’essai ; la difficulté dépend aussi des formats, tableaux, scans et versions.
Pour chaque fichier, précisez le titre, la version, la date, le propriétaire documentaire et son statut : applicable, remplacé ou à vérifier. Identifiez les doublons et les anciennes versions. Conservez les références qui permettront à l’utilisateur d’ouvrir le bon document.
Avant tout transfert, définissez les documents autorisés, les participants, les conditions de traitement et l’hébergement. Un export ne reprend pas automatiquement les droits de SharePoint ou d’un autre outil interne.
3. Constituer 30 à 50 questions de test
Recueillez des questions réellement posées par les utilisateurs. Associez chacune à une réponse attendue et à un passage de référence, lorsque l’information existe. Ajoutez des formulations différentes et des questions sans réponse dans le corpus : l’assistant doit savoir signaler une limite.
Exemple fictif : « Quelle procédure s’applique à la version B de l’équipement ? » Le test doit préciser le document attendu, la version applicable et les conditions à retrouver. Une réponse fluide qui cite une ancienne version doit être comptée comme une erreur.
4. Définir les critères avant de construire
Évaluez séparément la recherche des bons documents, la fidélité des réponses, la justification par les citations, les refus lorsque l’information manque et le délai de réponse. Réservez une partie des questions à l’évaluation finale pour éviter de mesurer seulement les exemples utilisés pendant les réglages.
Fixez les seuils avec le référent métier, selon la conséquence d’une erreur. Les scores sur un petit jeu de test décrivent ce périmètre ; le gain de temps dans le travail réel se vérifie ensuite auprès des utilisateurs.
5. Préparer la décision de passage au pilote
La première prestation ARQEDO dure 3 à 4 semaines, selon les prérequis. Elle livre un prototype, une évaluation chiffrée, les limites observées et une recommandation. Le pilote examine ensuite les connexions aux outils, l’authentification, les permissions, l’exploitation et la valeur en situation réelle.
Une restitution peut recommander un pilote, un ajustement du périmètre, une amélioration des documents ou l’arrêt du projet. Le SSO, les droits en temps réel et la mise en production ne sont pas inclus automatiquement dans le POC standard.
Votre checklist avant le premier échange
Une équipe et une situation de recherche identifiées.
Un référent métier disponible et un propriétaire du corpus.
Une liste des documents, formats et versions.
Quelques questions avec leurs sources attendues.
Les contraintes d’accès et les critères de réussite à discuter.
Méthode de travail ARQEDO. Repère complémentaire : le cadre NIST AI RMF organise la gestion des risques IA autour de la gouvernance, du contexte, de la mesure et de la gestion. Il ne certifie ni ARQEDO ni un POC.
Vérifions si votre cas se prête à un POC.
Le premier échange de qualification est gratuit, de 30 à 45 minutes. Le prototype fait ensuite l’objet d’une proposition chiffrée.
Les cas Worten et Morgan Stanley sont des publications externes, attribuées et datées dans la section des cas réels. Ils illustrent des usages possibles et ne constituent pas des réalisations ou des résultats ARQEDO.
La scène du premier visuel est illustrative. La démo recherche dans sept documents fictifs : six actifs et une ancienne version, exclue par défaut. La recherche de passages reste dans votre navigateur. Lorsqu’elle est disponible, la réponse IA est lancée séparément par votre clic et transmet votre question et les passages retrouvés à DeepSeek. Aucun upload ni historique de conversation ; ne saisissez aucune donnée personnelle ou confidentielle. Les citations sont vérifiées contre les passages, mais leur interprétation doit aussi être contrôlée. Le calculateur présente une hypothèse ; le gain réel se mesure sur vos documents et vos situations de travail.
Mesure des annonces
Avec votre accord, nous mesurons l’efficacité de nos annonces avec OpenAI. Vos coordonnées restent chez ARQEDO. Vous pouvez continuer et envoyer le formulaire quel que soit votre choix.
